指定されたソフトで履歴書を作成する

履歴書をPDFで送信する際は、指定されたソフトで作成しましょう。メインで使われる文書作成ソフトは企業によって変わるため、あらかじめ指定されている場合があります。指定外のソフトで作成した履歴書を送れば、情報の確認不足と見られてしまいます。指定がなければPDFでの送信が一般的ですが、もしもの可能性を考えて、ソフトの指定がないか企業に問い合わせておきましょう。

履歴書をメールで送るときの3つの注意点

履歴書をメールで送るときの注意点を3つ解説します。

タイトルをわかりやすくする

メールのタイトルは、ひと目で履歴書が添付されていると判断できるようにしておきましょう。「日付_履歴書_氏名」のようなタイトルであれば、相手側にもわかりやすく伝わります。履歴書の確認を担当する人の負担を減らせれば、印象も良くなります。

メールのやり取りが多い企業にわかりにくいタイトルで履歴書を送ると、見落とされかねません。履歴書をメールで送信するときは、わかりやすいタイトルに設定しましょう。

冒頭文で履歴書が添付してあることを伝える

メールの冒頭文で履歴書添付の旨を伝えるのは重要です。最初に重要事項が目に入れば、相手側も必要な情報をチェックしやすくなります。タイトルだけで空文のまま送信するのはNGです。可能性は低いですが、履歴書が添付されていないと思われるかもしれません。履歴書が添付されているとわかりやすく伝えるためにも、メールの冒頭文で履歴書が添付してあると伝えましょう。

文字化け防止のためにZIP形式で圧縮する

ZIP形式でファイルを圧縮しておけば、履歴書の文字化けを防止できます。ネット上でメールやファイルを送信すると、添付した内容が破損する場合があります。ZIPで圧縮して容量を小さくすれば、添付ファイルの保護が可能です。履歴書をPDFで送るときは、ZIP形式で圧縮しておきましょう。

送付状作成の3つの注意点

送付状を郵送する際の注意点を3つ解説します。

パソコンでは横書きで作成する

パソコンで送付状を作成する際は、横書きで統一しましょう。公的なビジネス文書は横書きでの形式が一般的です。履歴書や職務経歴書の形式と合わせなければ、社会人のマナーに欠けていると思われてしまいます。横書きで送付状を作成し、マナーの理解度をアピールしましょう。

「です・ます」の文末で作成する

送付状の文章は「です・ます」の形式が一般的です。ビジネス文書は基本的に「です・ます」で統一されています。第三者に見てもらえば、適切な文章にできているかをチェックできます。

自分でしか確認できないときは、パソコンではなくスマートフォンでの確認がおすすめです。スマートフォンの小さい画面ならば、パソコンの大画面よりも文章のミスに気付きやすくなります。「です・ます」で統一した送付状を作成し、丁寧な文章を心がけましょう。

送付状に記入した順番で封筒に収める

応募書類を郵送するときは、送付状に記入した順番で封筒に収めるのが一般的です。書類がマナー通りの順番にそろえてあれば、企業の社員も書類を取り出しやすくなります。以下の順番が推奨されているので、チェックしておきましょう。

• 送付状
• 履歴書
• 職務経歴書
• その他の追加書類